Требования к оформлению копий документов

Копия — это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде. Реквизиты копии документа:

1) наименование документа;
2)текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание);
3)заверительная надпись.

Общие требования к оформлению копий документов определены ГСДОУ. В частности, в соответствии с подп. 2.3.2.5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самом предприятии (указанное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат).
При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и других) прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями (организациями, учреждениями) и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.). При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.
Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии (в т. ч. компьютерной). При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка ( с использованием условных обозначений — "оттиск печати организации" и т. п.).

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику, например:

Верно: Инспектор отдела кадров подпись Л. С. Петров 25.11.2004

Заверение копии документа (в т. ч. и нотариальное) производится для придания ей юридической силы. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копия с документа на другие предприятия или выдаче ее на руки заверительная подпись должна также удостоверяться печатью.
В частности, в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству (параграф 4.1.4) копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ, после чего направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Заверенная печатью копия обязательно направляется также исполнителю данного документа и в службу ДОУ.