Служебные записки
Служебная записка — это не что иное, как внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки — оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.
В зависимости от содержания и предназначения различают:
1)докладные записки (докладные);
2)информационные записки (меморандумы);
3)аналитические записки (аналитические справки);
4)пояснительные записки;
5)служебные записки ad Нос (т. е. подготовленные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно);
6)служебные записки о состоянии дел за период времени.
Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая записка.
Наиболее общие требования к подготовке служебных записок изложены в ГСДОУ и Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов. Указанные требования конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству применительно к одному из видов служебных записок — пояснительной записке.
Как следует из содержания указанной Инструкции, пояснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
1)наименование вида документа — печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2)заголовок — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена пояснительная записка;
3)текст — отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать:
—обоснование необходимости принятия управленческого решения (утверждения документа), включающее развернутую характеристику решения (документа), его целей (основных положений), места в системе управления (управленческой документации) предприятия;
—результаты проработки вопроса в контексте ранее принятых управленческих решений (проведения правовой экспертизы документа);
необходимые расчеты в обоснование предлагаемого решения (вносимого на утверждение документа) ;
—прогноз ожидаемого эффекта от реализации решения (введения в действие документа).
Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.
Дополнительными реквизитами пояснительной записки являются:
наименование адресата (должностного лица предприятия, которому адресован документ);
отметка о наличии приложения;
подпись разработчика.
Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа, а также (в зависимости от ситуации) работником финансового, кадрового или юридического подразделения предприятия.
В зависимости от содержания и предназначения различают:
1)докладные записки (докладные);
2)информационные записки (меморандумы);
3)аналитические записки (аналитические справки);
4)пояснительные записки;
5)служебные записки ad Нос (т. е. подготовленные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно);
6)служебные записки о состоянии дел за период времени.
Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая записка.
Наиболее общие требования к подготовке служебных записок изложены в ГСДОУ и Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов. Указанные требования конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству применительно к одному из видов служебных записок — пояснительной записке.
Как следует из содержания указанной Инструкции, пояснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
1)наименование вида документа — печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2)заголовок — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена пояснительная записка;
3)текст — отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать:
—обоснование необходимости принятия управленческого решения (утверждения документа), включающее развернутую характеристику решения (документа), его целей (основных положений), места в системе управления (управленческой документации) предприятия;
—результаты проработки вопроса в контексте ранее принятых управленческих решений (проведения правовой экспертизы документа);
необходимые расчеты в обоснование предлагаемого решения (вносимого на утверждение документа) ;
—прогноз ожидаемого эффекта от реализации решения (введения в действие документа).
Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.
Дополнительными реквизитами пояснительной записки являются:
наименование адресата (должностного лица предприятия, которому адресован документ);
отметка о наличии приложения;
подпись разработчика.
Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа, а также (в зависимости от ситуации) работником финансового, кадрового или юридического подразделения предприятия.
